Quittances, relances et révisions automatiques. Vous configurez une fois.ImmoFlow s’occupe de la suite.

Prélèvements, relances, révisions de loyer, relevés de gérance, suivi des échéances : ImmoFlow exécute ce qui se répète et vous alerte seulement quand une décision vous revient.

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Touchez une graduation pour voir la tâche, le centre pour rejouer la matinée.

  1. 6 h : Prélèvement SEPA des loyers
  2. 6 h : Tâches et échéances du jour
  3. 6 h : Relevés de gérance
  4. 7 h : Statuts des baux et des paiements
  5. 7 h 30 : Régularisation des charges
  6. 8 h : Rappels et relances de loyer
  7. 8 h : Révision de loyer IRL
  8. 8 h : Résumé par e-mail
  9. 8 h : Documents légaux et recouvrement
  10. 8 h 15 : Cycle de vie des mandats
  11. 8 h 30 : Santé opérationnelle de l’agence
  12. 9 h : Expiration des diagnostics
  13. 9 h 30 : Indice IRL

6 hLes 13 graduations du cadran, une à une.

Une journée type, heure de Paris.

Chaque matin, ImmoFlow déroule la même liste.

  1. 6 h

    Prélèvement SEPA des loyers

    Action

    L’ordre est émis 5 jours avant l’échéance (délai du réseau SEPA), une fois le mandat signé en ligne par le locataire.

    Propriétaire, Locataire

  2. 6 h

    Tâches et échéances du jour

    Action

    Charges à régulariser, dépôts à restituer, révisions à faire : ce qui vous attend est calculé chaque matin.

    Propriétaire

  3. 6 h

    Relevés de gérance

    Action

    À partir du 5 du mois, le relevé du mois précédent est généré avec sa facture d’honoraires ; l’agence et le propriétaire sont notifiés.

    Agence

  4. 7 h

    Statuts des baux et des paiements

    Action

    Les statuts sont mis à jour et les baux à reconduction tacite sont prolongés (12 mois en meublé, 36 mois en bail nu, 72 mois si le bailleur est une société, hors SCI familiale) au lieu d’expirer ; le bail mobilité n’est jamais reconduit.

    Propriétaire, Locataire

  5. 7 h 30

    Régularisation des charges

    Alerte

    Rappel du décompte avant l’échéance, et alerte si une régularisation tarde au-delà d’un an.

    Propriétaire

  6. 8 h

    Rappels et relances de loyer

    Action

    Rappel par e-mail au locataire à J-3 (avec la date du prélèvement en SEPA) et le jour J pour les paiements hors prélèvement, puis relances à J+3, J+7, J+14 et J+30. Vous êtes alerté à J+7, J+14 et J+30.

    Locataire, Propriétaire

7 hChacune de ces graduations obéit à la même règle.

Chaque automatisation suit une règle.

Un déclencheur, une condition, une action : chaque règle se lit en une ligne.

  • Déclencheur

    Échéance dans 5 jours

    Condition

    Mandat SEPA signé en ligne

    Action

    Ordre de prélèvement émis

  • Déclencheur

    Échéance dans 3 jours

    Condition

    Rappel non coupé dans vos réglages

    Action

    E-mail de rappel au locataire

  • Déclencheur

    Paiement reçu

    Condition

    SEPA, carte ou virement

    Action

    Quittance générée, locataire prévenu

  • Déclencheur

    Retard de 7 jours

    Condition

    Loyer toujours impayé

    Action

    Relance au locataire et alerte pour vous

  • Déclencheur

    Anniversaire du bail dans 30 jours

    Condition

    Révision de loyer prévue

    Action

    Révision préparée, vous la validez

8 hJusqu’où va l’aiguille, et où elle s’arrête.

Ce qui se fait tout seul. Ce dont on vous prévient.

Une automatisation agit à votre place seulement quand c’est sans risque. Dès qu’une décision vous engage, ImmoFlow s’arrête à l’alerte.

Se fait tout seul

Action

  • Prélèvement SEPA des loyers
  • Relances au locataire
  • Renouvellement tacite des baux
  • Relevés de gérance mensuels
  • Quittance à chaque paiement

On vous prévient

Alerte

  • Révision de loyer à valider
  • Régularisation des charges
  • Expiration des diagnostics et documents légaux
  • Étapes de recouvrement à mener
  • Mandats à signer ou à renouveler

9 hHors de l’horloge, d’autres déclencheurs veillent.

Et dès qu’il se passe quelque chose.

Certaines automatisations attendent un événement, pas une heure.

  1. À chaque paiement

    La quittance est générée

    SEPA, carte ou virement : elle est rangée dans l’espace du locataire, prévenu par e-mail selon le canal que vous avez choisi pour vos locataires.

  2. Commission d’agence

    Le transfert est retenté en cas d’échec

    Retenté automatiquement pendant 72 heures ; au-delà, vous êtes prévenu.

9 h 30Et c’est vous qui tenez le cadran.

Selon vos réglages.

Vous décidez de ce qui vous arrive, et de ce qui part vers vos locataires.

  • Le canal

    Application seule, ou application et e-mail (par défaut). Réglable à part pour vos locataires.

  • Le résumé

    Quotidien (par défaut) ou hebdomadaire le lundi, que vous pouvez désactiver.

  • Les familles d’alertes

    Charges, aides au logement, contrats, vacance, encaissement en ligne, prélèvements, révision de loyer, préavis, documents : chacune s’active ou se coupe. Les alertes de retard de loyer suivent le même réglage, en notification comme en e-mail.

  • Les rappels aux locataires

    Rappel d’échéance et relance de retard se règlent par interrupteur : coupés, ils ne partent ni par e-mail ni dans l’application.

Aperçu des réglages

  • Rappel d’échéance au locataire
  • Relance en cas de retard
  • Votre résumé par e-mail

Coupés, les rappels ne partent ni par e-mail ni dans l’application. Les alertes de paiement vous restent adressées.

D’autres questions ? Toute la FAQ

Nos guides :

Les loyers sont-ils vraiment prélevés sans que j’intervienne ?

Oui, en SEPA et à partir de la formule Standard. Une fois le mandat signé en ligne par le locataire, ImmoFlow émet l’ordre de prélèvement 5 jours avant l’échéance (délai du réseau SEPA) et retente le prélèvement lorsque le motif d’échec le permet. Vous n’avez rien à saisir.

Quelle est la différence entre une action automatique et une alerte ?

Une action automatique s’exécute seule, sans validation (prélèvement SEPA, renouvellement tacite, relevés de gérance, relances au locataire). Une alerte vous informe ou vous suggère quelque chose, mais c’est vous qui décidez (révision de loyer, recouvrement, expirations). Nous distinguons les deux pour ne jamais agir à votre place sur un sujet qui vous engage.

Le recouvrement des impayés est-il automatisé ?

Partiellement. Les relances par e-mail au locataire partent seules, de J+3 à J+30. Pour les comptes agence, ImmoFlow suit ensuite la procédure de recouvrement et vous signale, à chaque étape, l’action légale à mener (relance amiable, relance ferme, mise en demeure en recommandé, commandement de payer, contentieux). L’envoi d’une lettre recommandée ou la saisine d’un commissaire de justice reste à votre initiative : ce sont des actes juridiques qui exigent votre décision.

Quand la quittance de loyer est-elle envoyée ?

Dès que le loyer du mois est enregistré comme payé, quel que soit le moyen (prélèvement, carte, virement rapproché ou paiement saisi à la main) : la quittance est générée et envoyée au locataire, et elle reste dans son espace. Jamais avant le paiement.

La révision de loyer IRL s’applique-t-elle toute seule ?

Non. La révision est préparée à l’approche de la date anniversaire du bail, sur la base du dernier indice publié par l’INSEE, et vous la validez. C’est un garde-fou volontaire : une révision de loyer engage votre relation avec le locataire.

Vais-je être submergé de notifications ?

Non. Les alertes sont regroupées dans un résumé par e-mail, quotidien ou hebdomadaire, avec un anti-doublon intégré. Vous choisissez aussi le canal (application seule, ou application et e-mail) et les catégories d’alertes que vous souhaitez recevoir.

9 h 30Tout est en ordre.

Demain matin, tout cela tournera encore.

Action automatique ou alerte : toujours distinguées.

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