Quittance de loyer : obligations, mentions et modèle

En bref : la quittance de loyer est le document par lequel le bailleur atteste que le locataire a payé l'intégralité du loyer et des charges d'une période. Elle est due gratuitement, dès que le locataire la demande, et doit distinguer le loyer des charges. Elle peut être envoyée par e-mail si le locataire l'accepte. En cas de paiement partiel, le bailleur remet un reçu, pas une quittance.

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un justificatif de paiement. Selon service-public.fr, c'est « un document qui atteste que vous avez payé intégralement le loyer et les charges ». Le bailleur, ou l'agence qui gère le bien, la délivre pour une période donnée, le plus souvent un mois. Elle prouve que le locataire est à jour pour cette échéance.

Le mot « intégralement » compte : la quittance libère le locataire de sa dette pour la période indiquée. C'est pourquoi elle ne se délivre qu'après un paiement complet. Elle ne doit pas être confondue avec deux documents voisins :

l'avis d'échéance, envoyé avant la date de paiement pour indiquer le montant à régler ;
le reçu, remis quand le locataire n'a payé qu'une partie de la somme due.

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Oui, dès que le locataire la demande. L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 oblige le bailleur ou son mandataire à transmettre une quittance au locataire qui en fait la demande. Le bailleur n'a pas à l'envoyer spontanément chaque mois, mais il ne peut ni refuser ni retarder indéfiniment une demande, une fois le paiement complet reçu.

Service-public.fr met d'ailleurs à disposition des locataires un modèle de lettre pour réclamer une quittance au propriétaire, à l'agence ou au bailleur social. Dans la pratique, beaucoup de bailleurs choisissent d'émettre la quittance à chaque paiement sans attendre la demande : c'est plus simple à suivre et cela évite les relances. Le locataire en a souvent besoin pour constituer un dossier de location, justifier de son domicile ou prouver qu'il est à jour.

La règle concerne les logements loués comme résidence principale, vides ou meublés, y compris le bail mobilité (le modèle de quittance de service-public.fr vise expressément ces baux).

La quittance de loyer est-elle gratuite ?

Oui. Service-public.fr est sans ambiguïté : le propriétaire ou l'agence « doit remettre gratuitement une quittance de loyer au locataire, lorsque le locataire lui en fait la demande ». Aucun frais d'établissement, d'envoi ou de gestion ne peut être facturé au locataire pour l'obtenir, que le bailleur soit un particulier ou un professionnel.

La fiche service-public.fr renvoie sur ce point à l'article 4, p, de la loi du 6 juillet 1989, qui figure dans la liste des clauses interdites dans un bail d'habitation. Une clause qui mettrait à la charge du locataire des frais liés à la quittance n'a donc aucun effet : elle est réputée non écrite, comme si elle n'existait pas.

La requête « quittance de loyer gratuite » recouvre aussi une autre question : où trouver un modèle sans payer. La réponse figure plus bas.

Que doit contenir une quittance de loyer ?

La loi impose une seule mention de fond : le détail des sommes versées, en distinguant le loyer et les charges (article 21 de la loi de 1989, repris par service-public.fr). Les autres mentions ne sont pas listées par la loi, mais sans elles la quittance ne prouve pas grand-chose. Le tableau ci-dessous fait la part des choses.

Mention	Statut	Pourquoi
Montant du loyer hors charges	Obligatoire	Article 21 : distinction loyer / charges
Montant des charges (provision ou forfait)	Obligatoire	Article 21 : distinction loyer / charges
Contribution au partage de l'économie de charges	Obligatoire si elle existe	Ligne dédiée, avec les dates d'achèvement des travaux, de début et de fin de versement (service-public.fr)
Période concernée (mois de location)	Indispensable en pratique	Sans période, impossible de savoir quelle échéance est soldée
Nom et adresse du bailleur, nom du locataire	Indispensable en pratique	Identifie qui atteste et qui a payé
Adresse du logement loué	Indispensable en pratique	Rattache le paiement au bon bail
Date du paiement et date d'émission	Recommandé	Utile en cas de litige sur un retard
Signature du bailleur ou de son mandataire	Recommandé	Renforce la valeur probante du document

Un exemple de corps de quittance pour un appartement loué 750,00 € hors charges avec une provision de 80,00 € : « Je soussigné(e) [bailleur], propriétaire du logement situé [adresse], déclare avoir reçu de [locataire] la somme de 830,00 € au titre du loyer et des charges de la période du 1er au 31 octobre 2026, soit : loyer 750,00 €, provision pour charges 80,00 €. Dont quittance. »

La distinction entre loyer et provision pour charges n'est pas un détail : elle sert de base à la régularisation annuelle des charges récupérables, où les provisions versées sont comparées aux dépenses réelles.

Quittance ou reçu : que remettre en cas de paiement partiel ?

Un reçu. Lorsque le locataire ne paie qu'une partie du loyer et des charges, le bailleur doit lui remettre un reçu, selon service-public.fr. Une quittance attesterait d'un paiement complet qui n'a pas eu lieu : elle pourrait ensuite être opposée au bailleur pour soutenir que la dette est éteinte.

Le reçu mentionne la somme effectivement versée, la date et l'échéance à laquelle elle s'impute. Le reste dû demeure exigible : un impayé de loyer ou de charges peut être réclamé pendant 3 ans (article 7-1 de la loi de 1989, cité par service-public.fr). Une fois le solde réglé, le bailleur délivre la quittance de la période.

Le même raisonnement vaut pour le dépôt de garantie : ce n'est ni un loyer ni une charge. Son versement donne lieu à un reçu de dépôt de garantie, pas à une quittance.

Peut-on envoyer la quittance de loyer par e-mail ?

Oui, à une condition : l'accord du locataire. Service-public.fr indique que le propriétaire ou l'agence « peut transmettre la quittance de loyer par mail, à la condition que le locataire ait donné son accord ». Sans cet accord, le locataire peut exiger un exemplaire papier.

Le plus sûr est de recueillir cet accord par écrit, par exemple dans le bail ou lors de l'ouverture d'un espace locataire en ligne. Le format PDF reste le plus pratique : il se conserve, s'imprime et se transmet facilement. C'est aussi un avantage pour le locataire : service-public.fr cite la « quittance de loyer non manuscrite » parmi les justificatifs de domicile acceptés, par exemple pour une demande de permis de conduire. Une quittance tapée ou générée par un logiciel remplit cette condition, une quittance écrite à la main non.

Où trouver un modèle de quittance de loyer gratuit ?

Service-public.fr propose un modèle de quittance de loyer gratuit, destiné aux propriétaires comme aux locataires d'un logement loué avec un bail d'habitation, bail mobilité compris. Il suffit de le compléter chaque mois avec les montants et la période. Un traitement de texte ou un tableur fait aussi l'affaire, à condition de reprendre les mentions du tableau ci-dessus.

Le modèle manuel a ses limites dès que l'on gère plusieurs lots : il faut vérifier chaque encaissement, remplir le document, l'envoyer, puis l'archiver. C'est là que les erreurs se glissent, par exemple une quittance émise pour un loyer encore incomplet.

Combien de temps conserver les quittances de loyer ?

Pendant toute la durée de la location, puis 3 ans après. C'est la durée indiquée par service-public.fr pour le contrat de location, l'état des lieux et les quittances d'un logement loué comme résidence principale, vide ou meublé. Elle correspond au délai pendant lequel un impayé de loyer ou de charges peut encore être réclamé.

Pour le bailleur, garder un double de chaque quittance émise est tout aussi utile : c'est la trace de ce qui a été encaissé, mois par mois, en cas de contestation, de dossier d'impayé ou de déclaration des revenus locatifs.

Comment automatiser l'envoi des quittances de loyer ?

En reliant la quittance au paiement lui-même : elle n'est produite que lorsque le loyer est réellement encaissé, donc jamais pour un paiement incomplet. C'est le principe retenu dans ImmoFlow, logiciel de gestion locative pour propriétaires bailleurs et agences :

la quittance PDF est générée automatiquement dès qu'un paiement passe au statut payé, qu'il soit encaissé en ligne (prélèvement SEPA, carte) ou saisi à la main par le bailleur (virement, chèque) ;
elle détaille le loyer et les charges sur des lignes séparées, et peut porter la signature du bailleur s'il l'a enregistrée ;
le locataire la télécharge depuis son espace, et l'e-mail de confirmation de paiement contient le lien vers le document ;
un dépôt de garantie donne lieu à un reçu distinct, sans mention de quittance.

La quittance à chaque paiement enregistré est incluse dans toutes les formules, y compris la formule gratuite limitée à un bien. Le suivi des encaissements est décrit sur la page loyers & paiements, les rappels avant échéance et les relances sur la page automatisations.

Questions fréquentes

Le bailleur peut-il refuser de donner une quittance de loyer ?

Non, si le loyer et les charges ont été payés en totalité et que le locataire la demande. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 l'oblige à la transmettre, gratuitement. En cas de paiement partiel, il remet un reçu à la place.

Une quittance de loyer par e-mail est-elle valable ?

Oui, si le locataire a donné son accord à ce mode de transmission (service-public.fr). Sans accord, il peut demander une quittance papier. Une quittance non manuscrite est par ailleurs acceptée comme justificatif de domicile.

Le bailleur peut-il facturer la quittance ?

Non. La quittance est gratuite et la loi de 1989 interdit de faire supporter au locataire des frais pour l'obtenir : une clause du bail en ce sens est réputée non écrite (article 4, p).

Quelle différence entre quittance et avis d'échéance ?

L'avis d'échéance est envoyé avant le paiement pour annoncer le montant à régler et la date limite. La quittance est délivrée après le paiement complet pour en attester. Le premier réclame, la seconde libère.

La quittance est-elle aussi due en location meublée ?

Oui. Les règles de service-public.fr sur la quittance visent le logement loué vide ou meublé comme résidence principale, et son modèle de quittance couvre aussi le bail mobilité. Le locataire la conserve pendant la location et 3 ans après.

Pour aller plus loin

Information à jour en octobre 2026, donnée à titre indicatif et ne remplaçant pas un conseil juridique personnalisé. Sources : service-public.fr, fiches « Quittance de loyer : comment l'obtenir ? » (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F35247, vérifiée le 25 août 2025), « Paiement du loyer d'un logement du secteur privé » (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34396, vérifiée le 24 février 2026), « Modèle de quittance de loyer » (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R54103), « Durée de conservation des papiers » (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134, vérifiée le 13 octobre 2026), justificatifs de domicile (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31847, vérifiée le 27 avril 2026) et « Augmentation et révision du loyer en cours de bail » (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1311, vérifiée le 8 août 2025), toutes consultées le 17 octobre 2026 ; loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 4, p, et article 21 relus sur Légifrance le 17 octobre 2026, article 7-1 cité d'après service-public.fr.