Régularisation des charges locatives : le guide du bailleur

En bref : quand le locataire paie ses charges par provisions, le bailleur doit les régulariser au moins une fois par an : il compare les provisions encaissées aux dépenses réelles, puis réclame le complément ou rembourse le trop-perçu. Seules les charges de la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987 sont récupérables, et le décompte doit être envoyé un mois avant.

Qu'est-ce que la régularisation des charges locatives ?

La régularisation est le calcul annuel qui ajuste les provisions sur charges versées chaque mois par le locataire aux dépenses réellement payées par le bailleur. Si les provisions dépassent les dépenses, le bailleur rembourse la différence. Si elles sont inférieures, il réclame un complément, justificatifs à l'appui. Elle est obligatoire au moins une fois par an.

Cette règle découle de l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, que résume la fiche de service-public.gouv.fr sur les charges locatives (vérifiée le 15 avril 2025). Le montant des provisions est fixé à partir du budget prévisionnel et des résultats de la régularisation précédente : une provision bien calibrée limite les écarts en fin d'année.

Quelles sont les charges récupérables sur le locataire ?

Ce sont les dépenses payées par le bailleur mais liées à l'usage du logement : eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, espaces extérieurs, taxe d'enlèvement des ordures ménagères. La liste est limitative : une dépense qui n'y figure pas ne peut pas être refacturée, même si le bail le prévoit.

Poste	Exemples récupérables
Ascenseur	Électricité, visites périodiques, petit matériel, menues réparations de la cabine et des paliers
Eau et chauffage collectif	Eau froide et chaude des occupants, énergie, exploitation des compteurs, réparation des fuites sur joints
Installations individuelles	Entretien du chauffage et de la production d'eau chaude, réglages et petits dépannages
Parties communes intérieures	Électricité, produits d'entretien, entretien de la minuterie, frais de personnel d'entretien
Espaces extérieurs	Voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts, jeux pour enfants
Taxes et redevances	Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement

Restent à la charge du bailleur, entre autres : la taxe foncière (hors part d'enlèvement des ordures ménagères), les gros travaux, les honoraires de gestion ou de syndic, l'assurance propriétaire non occupant et le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur. Le détail poste par poste figure dans notre guide charges récupérables : la liste limitative du décret 87-713.

Provisions ou forfait de charges : quelle différence ?

Avec des provisions, le locataire verse chaque mois une avance qui est régularisée au réel une fois par an. Avec un forfait, il paie un montant fixe, sans régularisation ni complément. En location vide, les charges se paient par provisions. Le forfait est réservé à la location meublée, au bail mobilité et à certaines colocations.

Type de bail	Mode de paiement des charges	Régularisation
Location vide	Provisions	Oui, au moins une fois par an
Location meublée	Provisions ou forfait, au choix du bail	Oui pour les provisions, non pour le forfait
Bail mobilité	Forfait versé avec le loyer	Non

Le forfait doit être inscrit au bail. Il ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges appliquées au précédent locataire et peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer. Une fois fixé, il ne donne lieu à aucun complément, même si les dépenses réelles ont augmenté.

Comment calculer la régularisation des charges ?

On additionne les provisions appelées sur la période, puis les dépenses récupérables réellement engagées pour le logement, réparties selon les clés prévues (tantièmes de copropriété, compteurs individuels). La différence donne le solde : complément à réclamer si les dépenses l'emportent, trop-perçu à rembourser dans le cas inverse.

1. Arrêtez la période (souvent l'année civile ou l'exercice de la copropriété).
2. Totalisez les provisions appelées sur cette période.
3. Isolez, dans le décompte du syndic ou vos factures, la seule part récupérable.
4. Calculez le solde et préparez le décompte par nature de charges.

Exemple pour une provision de 80 € par mois :

Élément	Montant
Provisions appelées (12 × 80 €)	960,00 €
Eau froide et chaude	412,50 €
Entretien des parties communes et électricité	318,20 €
Ascenseur (part récupérable)	176,80 €
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères	196,50 €
Total des dépenses récupérables	1 104,00 €
Complément à réclamer	144,00 €

Dans cet exemple, l'écart justifie aussi de relever la provision mensuelle pour l'année suivante, à 92 € environ.

Quels documents envoyer au locataire, et quand ?

Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte des charges par nature (eau, chauffage, ascenseur...) et le mode de répartition entre les logements. Pendant les six mois qui suivent l'envoi, il tient à sa disposition l'ensemble des pièces justificatives. Le locataire peut aussi demander le récapitulatif des charges.

• Chauffage et eau chaude collectifs : une note d'information sur le mode de calcul est jointe si nécessaire.
• Eau non individualisée : le bailleur transmet une fois par an la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau.
• Compteurs télé-relevables : les informations de consommation de chaleur ou d'eau chaude sont transmises chaque mois.

Conservez la preuve de l'envoi du décompte : elle fait courir le délai de consultation et sert en cas de contestation.

Quelle part du salaire du gardien est récupérable ?

Lorsque le gardien ou le concierge assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 75 % de sa rémunération et des charges associées sont récupérables. S'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches, la part tombe à 40 %. Le salaire d'un employé d'immeuble chargé de ces tâches est récupérable en totalité.

Seuls le salaire brut et les charges sociales et fiscales entrent dans le calcul. Les avantages en nature, l'intéressement, les primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la mutuelle et la médecine du travail restent à la charge du bailleur (service-public.gouv.fr, fiche vérifiée le 10 mars 2026).

Que se passe-t-il en cas de régularisation tardive ?

Le bailleur peut réclamer les charges dues pendant trois ans. Une régularisation tardive reste possible, mais si elle n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut exiger d'étaler le paiement sur douze mois. Le juge peut aussi écarter un rappel jugé déloyal et brutal.

Le délai de trois ans joue dans les deux sens : le locataire qui a trop payé dispose du même délai pour se faire rembourser. En copropriété, ce délai part de la date de la régularisation et non de celle des versements (service-public.gouv.fr, fiche sur la prescription des dettes locatives, vérifiée le 10 avril 2025). Exemple donné par l'administration : une dette de charges d'octobre 2026 peut être réclamée jusqu'en octobre 2029.

Le meilleur réflexe reste de régulariser chaque année, dans les mois qui suivent l'approbation des comptes de la copropriété.

Que faire si le locataire conteste la régularisation ?

Commencez par lui ouvrir les justificatifs : la plupart des contestations portent sur une dépense non récupérable ou une clé de répartition mal comprise. En cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement. Elle est compétente pour les charges locatives, mais sa saisine reste facultative.

Si le litige porte sur 5 000 € ou moins, une tentative de résolution amiable (conciliateur de justice, CDC ou médiateur) doit précéder la saisine du juge des contentieux de la protection. Retirer d'office du décompte une dépense contestée et manifestement non récupérable reste souvent la solution la plus rapide.

Comment régulariser les charges au départ du locataire ?

Au départ du locataire, le bailleur établit un arrêté provisoire des comptes de charges. En copropriété, il peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en attendant l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis régularise dans le mois qui suit leur approbation. Les deux parties peuvent aussi solder immédiatement.

Les règles de restitution sont détaillées dans notre guide restitution du dépôt de garantie.

Comment ImmoFlow simplifie la régularisation des charges ?

Dans ImmoFlow, la régularisation part des provisions déjà enregistrées sur le bail. Vous saisissez les dépenses réelles de la période, le solde est calculé, puis le décompte est transmis au locataire, qui le retrouve dans son espace. À la clôture, le complément devient une échéance à payer, ou le trop-perçu un avoir.

• Échelonnement : un complément important peut être réparti sur plusieurs mois, ce qui répond aussi à la demande d'étalement sur douze mois.
• Mode de paiement : l'échéance de régularisation reprend le moyen de paiement habituel du locataire.
• Formule : la régularisation des charges est incluse dès la formule Standard.

Provisions, loyers et régularisations se suivent bail par bail sur la page baux et suivi locatif.

Questions fréquentes

La régularisation des charges est-elle obligatoire ?

Oui, lorsque les charges sont payées par provisions : elle doit intervenir au moins une fois par an. Elle n'existe pas pour un forfait de charges, qui reste fixe.

Le locataire peut-il demander les justificatifs ?

Oui. Le décompte par nature de charges lui est envoyé un mois avant la régularisation, et les pièces justificatives restent à sa disposition pendant six mois après l'envoi.

Jusqu'à quand peut-on réclamer un rappel de charges ?

Pendant trois ans. Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité, le locataire peut demander un paiement étalé sur douze mois.

La taxe foncière est-elle une charge récupérable ?

Non, à l'exception de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères qui y figure souvent. Cette part peut être refacturée au locataire, le reste de la taxe foncière demeure à la charge du propriétaire.

Peut-on passer d'un forfait à des provisions en cours de bail ?

Le mode de paiement des charges est fixé par le bail. Le modifier en cours de location suppose l'accord des deux parties, formalisé par un avenant. En location vide, seules les provisions sont possibles.

Pour aller plus loin

• Tous nos guides sur les charges récupérables
• Charges récupérables : ce que vous ne pouvez pas facturer
• Restitution du dépôt de garantie : délais et retenues
• Suivre loyers, provisions et régularisations dans ImmoFlow

Information à jour en octobre 2026, donnée à titre indicatif et ne remplaçant pas un conseil juridique personnalisé. Sources : service-public.gouv.fr, fiches « Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables) » (https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F947, vérifiée le 15 avril 2025), « Le salaire du concierge, gardien ou employé fait-il partie des charges locatives ? » (F2122, vérifiée le 10 mars 2026), « Quel est le délai de prescription d'une dette de loyer ou de charges locatives ? » (F479, vérifiée le 10 avril 2025) et « Dépôt de garantie dans un bail d'habitation » (F31269, vérifiée le 9 juin 2026) ; décret n° 87-713 du 26 août 1987 et loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 23 et 25-10, cités d'après service-public.gouv.fr (Légifrance non consultable sans JavaScript, fiches relues le 17 octobre 2026).